Чек самозанятого: как проверить и что делать при аннулировании
Пример из жизни: дизайнер Ольга сделала для студии макет буклета, получила 18 000 рублей на карту и забыла про чек. Через полтора месяца бухгалтер студии пишет ей в мессенджер: без чека эти деньги нельзя списать как расход, а налоговая при проверке может спросить, почему с выплаты не перечислены взносы. Ольга пробивает чек, студия выдыхает. Такие истории случаются постоянно, потому что чек самозанятого решает сразу две задачи: исполнитель через него отчитывается о заработке, а заказчик получает бумагу, которая доказывает, что платил плательщику НПД. Ниже — как чек оформить, когда его отдать, можно ли поставить старую дату и как поступить, если исполнитель свой чек отменил.
Самозанятый: какой чек он выдаёт
Кассовый аппарат на НПД не покупают. Документ о расчёте создают в «Моём налоге» — в телефоне, в браузере на сайте ФНС или в приложении банка, если регистрация шла через него. Как только чек создан, сведения уходят в инспекцию, и налог по этой сумме добавляется к начислениям за месяц сам, без деклараций.
Что увидит заказчик, открыв такой чек: фамилию и ИНН исполнителя, пометку о налоге на профессиональный доход, за что заплачено, сколько, когда прошли деньги и когда оформлен сам документ. Если платила фирма или предприниматель, там же будет ИНН плательщика. Внизу — QR-код для сверки с базой налоговой.
Как сформировать чек самозанятому в «Мой налог»
В приложении и в веб-кабинете кнопки называются одинаково, порядок тоже совпадает.
- На главном экране жмите «Новая продажа».
- В поле наименования пишите конкретно: «Перевод договора поставки на английский», «Съёмка свадьбы 14 сентября». Слово «услуги» без пояснений выглядит подозрительно и ничего не объясняет бухгалтеру клиента.
- Вбейте сумму. Ниже есть дата расчёта — если деньги пришли не сегодня, поменяйте её.
- Отметьте, от кого пришли деньги. Для организации или ИП введите ИНН: название подставится из реестра автоматически.
- Нажмите «Выдать чек». Готовый документ отправляется клиенту ссылкой, PDF-файлом, на почту или показывается с экрана в виде QR-кода.
У части банков есть автоматическая выдача: каждое поступление на карту самозанятого само превращается в чек. Удобно, если клиентов много и платят они мелкими суммами.
Когда отдать чек клиенту
Всё упирается в то, как прошёл расчёт. Если клиент рассчитался лично — наличными или приложил карту к терминалу, — чек выдают сразу, на месте. Если деньги пришли переводом, закон даёт время: документ должен появиться не позже девятого числа месяца, который идёт за месяцем оплаты.
Пример: оплата пришла 27 мая, чек — крайний срок 9 июня. Тянуть до последнего всё же не стоит: бухгалтерия заказчика обычно закрывает период в первых числах, и чек ей нужен раньше.
Чеки задним числом: самозанятый может, но в срок
Ставить дату расчёта в прошлом «Мой налог» разрешает, и ничего незаконного в этом нет, пока вы не вылетели за срок до девятого числа следующего месяца. Скажем, репетитор получил предоплату за курс 30 октября, а чек оформил 3 ноября с датой 30 октября — доход попадёт в октябрь, всё корректно.
Пропустили девятое число — чек всё равно оформляйте, только уже с риском санкций. По Налоговому кодексу за первое такое нарушение берут пятую часть суммы, которую не провели, за повторное в пределах шести месяцев — полную сумму.
Как проверить чек самозанятого: инструкция для бухгалтера
Получив чек от исполнителя, сверьте его по трём пунктам:
- покупатель — ваша организация с правильным ИНН, а не «физлицо»;
- сумма и дата один в один с банковской выпиской;
- документ действует, его никто не отменил.
Третий пункт видно, если навести камеру на QR-код или перейти по ссылке из чека: откроется его страница на сервере налоговой, и отменённый чек там помечен как аннулированный. Скачайте файл и положите в папку к договору и акту — при проверке это пригодится.
Сам чек не спасёт, если у человека на день оплаты не было статуса плательщика НПД. Эту часть сверяют отдельно, в сервисе ФНС: проверить самозанятого по ИНН.
Самозанятый аннулировал чек: что это значит
Отменить уже выданный чек исполнитель может в пару нажатий. Повода всего два, и оба приложение предлагает выбрать из списка: ошибка при оформлении (опечатка в сумме, перепутан клиент) или возврат денег покупателю. После отмены налог по чеку снимается, а правильная версия оформляется заново.
Неприятности начинаются, когда отмена — способ сэкономить. Человек получил оплату, отдал чек, через неделю тихо его аннулировал, и налог за этот доход уже никто не платит. У заказчика на руках остаётся недействительный документ. Если таких случаев несколько, инспекция вправе переквалифицировать выплаты в обычный доход гражданина, а значит, требовать с компании НДФЛ, взносы и пени.
Порядок действий, если вы обнаружили отменённый чек:
- Напишите исполнителю и спросите, что случилось.
- Ошибка — пусть оформит новый чек с той же датой расчёта и суммой.
- Отказ или молчание — направьте письменное требование со ссылкой на пункт договора о чеках, переписку сохраните.
- Заведите привычку раз в квартал прогонять все чеки за прошедшие месяцы, а не только смотреть их в день оплаты.
ФНС следит за отменами со своей стороны: исполнитель, у которого подозрительно много аннулированных чеков от организаций, рано или поздно получит вопросы.
ИП на НПД: чеки по тем же правилам
Предприниматель, который перешёл на налог на профессиональный доход, кассу тоже не заводит и пробивает чеки в том же приложении. Есть нюанс: если он параллельно торгует закупленным товаром, эта деятельность на НПД не подпадает, для неё нужен другой режим и, как правило, касса. Как это совмещать: ИП на НПД.